Vedtekter
REVIDERT 2009. GJELDENDE FRA 1.1.2010
VEDTEKTER
for det arkivfaglige samarbeidet IKA Opplandene
§ 1 Navn
IKA Opplandene er et interkommunalt arkivsamarbeid mellom Oppland fylkeskommune og kommuner i Hedmark og Oppland.
Nye medlemmer kan tas opp fortløpende forutsatt at de vedtar samarbeidets vedtekter og innbetaler midler i samsvar med vedtektenes § 7. Medlemskapet gjelder fra den dato underskrevet avtaler foreligger. Medlemskommunene framgår av inngåtte avtaler. Oversikt over medlemmer foreligger som vedlegg til vedtektene.
§2 Formål
Formålet for samarbeidet er å legge forholdene til rette for at deltakernes arkiver håndteres, bevares og formidles i samsvar med arkivlovens formål og bestemmelser. Oppland fylkeskommune sitt arkivdepot skal fungere som arkivdepot for deltakernes papirbaserte og elektroniske arkiver, og sørge for at arkivene blir gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle formål.
§ 3 Rettslig status
IKA Opplandene skal være et interkommunalt samarbeid i henhold til kommunelovens § 27 med Oppland fylkeskommune som kontorkommune, hvor deltakernes ansvar er delt. Samarbeidet skal ikke være et eget rettssubjekt og skal ikke registreres i Foretaksregisteret.
§ 4 Selskapets organer
Selskapets organer består av et representantskap og et styre. Representantskapet er samarbeidets øverste styringsorgan.
§ 5
Representantskapet
IKA Opplandene skal ha et representantskap for samarbeidet der alle deltakere er representert.
Representantskapet har den generelle styringskompetansen. Representantskapet foretar det formelle valget av styre. Styret utøver sin myndighet på grunnlag av delegasjonsvedtak fra representantskapet. Representantskapet kan instruere styret og overprøve dets avgjørelser. Representantskapet er beslutningsdyktig når mer enn halvdelen av medlemskommunene er til stede. Medlemskommunene kan la seg representere ved skriftlig fullmakt. Vedtak fattes med alminnelig flertall.
Representantskapet skal avholde årsmøte innen medio februar hvert år.
Representantskapet skal i tillegg innkalles til møte når minimum 5 medlemskommuner, eller et flertall av styret krever det.
Møteleder og referent velges av Representantskapet.
Representantskapet er ellers tillagt å behandle følgende oppgaver:
- Regnskap
- Budsjett og økonomiplan
- Årsmelding
§ 6 Styret
Styrets sammensetning
Samarbeidet skal ha et styre på inntil 11 medlemmer og like mange varamedlemmer. De deltakende kommunene innen hver region foreslår 1 felles styremedlem med 1 personlig varamedlem. Oppland fylkeskommune foreslår i tillegg 1 styremedlem med 1 personlig varamedlem. Det forutsettes at styret samlet får en balansert sammensetning av faglig og politisk kompetanse.
Styret velger selv leder og nestleder blant sine medlemmer. Funksjonstida for styret, leder og nestleder er normalt kommunevalgperioden, men det står likevel forslagsstillerne fritt å foreslå endringer i løpet av valgperioden. Kommunestyrene/fylkestinget har anledning til å delegere forslagsretten/oppnevningen til administrasjonen.
Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig
flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet
teller møteleders stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst
halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer. Styrets
leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene.
Styrets oppgaver
For at samarbeidet skal løse sine oppgaver i henhold til vedtektene, skal
styret sørge for at det utarbeides en plan for neste års drift.
Styret er ellers tillagt følgende oppgaver:
- Utarbeide årsmelding
- Fremlegge regnskap
- Utarbeide budsjett, som skal inngå i deltagernes totalbudsjett og regnskap.
- Foreberede og innkalle til årsmøte i representantskapet
Styret har myndighet til å pådra deltagerne økonomiske forpliktelser innenfor samarbeidets formål og i samsvar med årlige driftsrammer jf. § 7, men kan ikke fatte avgjørelser som i henhold til kommuneloven tilligger deltagerkommunene selv.
§ 7 Organisatoriske forhold
Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på det enkelte medlems behov for depotplass med utgangspunkt i et basisbeløp basert på fastsatt fordelingsnøkkel.
Oppgaver over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal utarbeides , og må vedtas særskilt av hver enkelt deltaker.
Tilskuddet justeres årlig i tråd med beregnet lønns- og prisstigning i inneværende års statsbudsjett.
§ 8 Låneopptak og garantistillelse
Samarbeidet/styret kan ikke ta opp lån eller stille garanti for samarbeidets forpliktelser eller andre.
§ 9 Personvern og bruk av forvaltningsloven/offentlighetsloven
Styret skal påse at samarbeidet følger gjeldende rutiner og saksbehandlingsregler for ivaretakelse av personvernet. Reglene i forvaltningsloven/offentlighetsloven skal gjelde for samarbeidet på samme måte som for organer opprettet i medhold av kommuneloven.
§ 10 Endring av vedtektene
Endring av vedtektene krever likelydende tilslutning fra kommunestyret/fylkestinget til alle deltakerne etter forslag fra styret.
§ 11 Oppløsning, uttreden og oppsigelser
Opphør av samarbeidet kan bare skje gjennom fylkesting/-kommunestyrevedtak. Frister og bestemmelser om opphør følger av kommunelovens § 27. Den enkelte fylkeskommune/kommune kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i samarbeidet og kreve seg utløst av det.
§ 12 Ikrafttredelse
Vedtektene for IKA Opplandene og samarbeidet trer i kraft fra 1.01.2008.
Med endringer vedtatt gjeldende fra 1.1.2010